Настройка сканирования на email

Сканирование на электронную почту

Система поддерживает отправку отсканированных документов на электронную почту и в сетевые папки.

Перед отправкой пользователь может выбрать параметры (формат, цветность, разрешение и т.п.) или отсканировать документ одним нажатием, используя параметры по умолчанию.

Для файлов большого размера доступно автоматическое разбиение по размеру или по страницам, а также отправка ссылки на документ, расположенный на сервере. Ограничения по размеру файла устанавливается администратором системы.

Все операции сканирования фиксируются в статистике пользователя.

Предварительные требования

Для работы сканирования на email необходимо:

• Настроить интеграцию с почтовым сервером (SMTP) в разделе "Интеграции" личного кабинета.
• Указать адрес электронной почты в карточке каждого сотрудника.
• Убедиться, что МФУ настроено на использование встроенного приложения Printum.

Обработка и доставка документов большого размера

Большие документы могут не быть доставлены по электронной почте из-за ограничений на размер вложений, установленных почтовыми серверами. Для обработки таких документов в системе предусмотрены следующие варианты:

• Отправка ссылки на файл — документ сохраняется на сервере, а пользователю отправляется ссылка для скачивания. По умолчанию срок действия ссылки составляет 2 часа и может быть изменён администратором.
• Отправка в сетевую папку — даже если пользователем выбрана отправка на электронную почту, при превышении заданного размера документ автоматически перенаправляется в сетевую папку. Пользователь получает соответствующее уведомление по электронной почте.
• Разделение на несколько писем — документ разбивается на части, и пользователь получает несколько писем:
  • Разделение по страницам — в каждом письме отправляется PDF-файл с таким количеством страниц, при котором размер файла не превышает установленного ограничения.
  • Разделение на ZIP-архивы заданного размера — документ упаковывается в ZIP-архивы заданного размера, каждый архив отправляется отдельным письмом.

Порядок настройки способов обработки и доставки отсканированных документов большого размера описан в разделе «Настройка отправки отсканированных документов большого размера».

Использование функции на МФУ

В меню сканирования сотруднику доступен выбор варианта сканирования: сетевая папка или e-mail. После выбора укажите настройки и запустите процесс нажатием кнопки "Сканировать".