Гостевая печать через email — как работает

Назначение

Гостевая печать через email позволяет напечатать документ пользователю, которого нет в домене и в Принтум. Это удобно для посетителей, внешних подрядчиков и любых людей, у которых нет корпоративной учётной записи.

Как это работает

1. Администратор создаёт специальный почтовый ящик для приёма документов на печать (например, print@company.ru).
2. Гость отправляет документ как вложение к письму на этот адрес (например, с планшета или личного телефона).
3. Принтум автоматически создаёт для него временную учётную запись.
4. Гостю в ответ приходит письмо с PIN-кодом.
5. Гость подходит к устройству, вводит PIN-код, видит своё задание (или несколько, если отправил несколько писем) и выбирает, что распечатать.

Требования

• Функционал должен быть включён администратором в настройках Принтум.
• Документ передаётся как вложение к письму.
• Доступ к физическому устройству необходим для получения распечатки.

Даже если посторонний человек узнает адрес почтового ящика и отправит туда документ, получить распечатку он не сможет: для этого нужен физический доступ к устройству и PIN-код из ответного письма.

Разница между гостевой печатью и печатью сотрудника через почту

Функционал «печать через email» используется в двух сценариях:

• Гостевая печать — пользователь не в домене, не в Принтум. Ему автоматически создаётся временная учётная запись и высылается PIN-код.
• Печать сотрудника через почту — сотрудник, который уже есть в системе, отправляет документ по почте. Он авторизуется под своей существующей учётной записью, PIN-код не нужен.

Апробация

Функционал прошёл стресс-тест: система Принтум участвовала в мероприятии, где сотрудники 17 организаций одновременно использовали печать через email.

Связанные страницы

• Модель пользователей в Принтум