Настройка сканирования на email
Сканирование на электронную почту
Система поддерживает отправку отсканированных документов на электронную почту и в сетевые папки.
Перед отправкой пользователь может выбрать параметры (формат, цветность, разрешение и т.п.) или отсканировать документ одним нажатием, используя параметры по умолчанию.
Для файлов большого размера доступно автоматическое разбиение по размеру или по страницам, а также отправка ссылки на документ, расположенный на сервере. Ограничения по размеру файла устанавливается администратором системы.
Все операции сканирования фиксируются в статистике пользователя.
Предварительные требования
Для работы сканирования на email необходимо:
- Настроить интеграцию с почтовым сервером (SMTP) в разделе "Интеграции" личного кабинета.
- Указать адрес электронной почты в карточке каждого сотрудника.
- Убедиться, что МФУ настроено на использование встроенного приложения Printum.
Обработка и доставка документов большого размера
Большие документы могут не быть доставлены по электронной почте из-за ограничений на размер вложений, установленных почтовыми серверами. Для обработки таких документов в системе предусмотрены следующие варианты:
- Отправка ссылки на файл — документ сохраняется на сервере, а пользователю отправляется ссылка для скачивания. По умолчанию срок действия ссылки составляет 2 часа и может быть изменён администратором.
- Отправка в сетевую папку — даже если пользователем выбрана отправка на электронную почту, при превышении заданного размера документ автоматически перенаправляется в сетевую папку. Пользователь получает соответствующее уведомление по электронной почте.
- Разделение на несколько писем — документ разбивается на части, и пользователь получает несколько писем:
- Разделение по страницам — в каждом письме отправляется PDF-файл с таким количеством страниц, при котором размер файла не превышает установленного ограничения.
- Разделение на ZIP-архивы заданного размера — документ упаковывается в ZIP-архивы заданного размера, каждый архив отправляется отдельным письмом.
Порядок настройки способов обработки и доставки отсканированных документов большого размера описан в разделе «Настройка отправки отсканированных документов большого размера».
Использование функции на МФУ
В меню сканирования сотруднику доступен выбор варианта сканирования: сетевая папка или e-mail. После выбора укажите настройки и запустите процесс нажатием кнопки "Сканировать".